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Stand: 01.12.2025

1. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich zu folgenden Zwecken:
(1) Durchführung und Dokumentation von Schulungen gemäß MPBetreibV und Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte,
(2) Nachweisführung gegenüber Kunden,
(3) Erfüllung gesetzlicher Archivierungspflichten (MPBetreibV und Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte),
(4) Qualitätssicherung und Auditfähigkeit im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems (Konform mit Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte).

2. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den einschlägigen nationalen Datenschutzbestimmungen. Die folgenden Artikel der DSGVO bilden spezifisch die rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung:
(1) Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen,
(2) Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigtes Interesse an Nachweisbarkeit und Produkthaftung,
(3) Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung gegenüber Auftraggebern.

3. Ziel und Art der Datenverarbeitung

(1) Personenbezogene Daten werden ausschließlich für die Zwecke der Kursorganisation, Schulung, Zertifizierung und ggf. Beratung oder des Supports verwendet. In Zusammenarbeit mit unserem Dienstleister DM-Solutions GmbH stellen wir sicher, dass nur Personen auf Ihre Daten Zugriff haben, die diese für die Aufgabenerfüllung im Zusammenhang mit der Lernplattform benötigen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen oder mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person. Die Nutzer haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten gemäß Art. 15 ff. DSGVO.
(2) Personenbezogene Daten werden im Rahmen der Nutzung der Lernplattform nicht für automatisierte Entscheidungen im Sinne des Artikels 22 Absatz 1 DSGVO verwendet, insbesondere nicht für Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung - einschließlich Profiling - beruhen und gegenüber der betroffenen Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.
(3) Im Rahmen von Schulungsmaßnahmen können Tests, Übungen und Prüfungen automatisiert ausgewertet werden. Diese Auswertungen dienen ausschließlich dem Nachweis erworbener Qualifikationen und erfolgen stets unter Einbeziehung verantwortlicher Personen, die die Ergebnisse prüfen und bewerten. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.
(4) Die automatisierten Auswertungen sind kursspezifisch und werden ausschließlich zu Zwecken der Qualifikationsfeststellung und -Dokumentation verwendet. Eine darüberhinausgehende Verwendung, insbesondere zur Erstellung von Persönlichkeitsprofilen oder zur Ableitung rechtlich relevanter Entscheidungen, ist ausgeschlossen.

3.1 Datenerfassung

(1) Die Lernplattform verwendet Cookies um Ihre Nutzererfahrung zu verbessern (bspw. um die Notwendigkeit wiederholter Logins zu reduzieren oder bestimmte Elemente darzustellen). Das Deaktivieren von Cookies kann die Nutzbarkeit der Lernplattform behindern, oder, in Teilen, unmöglich machen. Spezifisch verwendet die Lernplattform sogenannte Session-Cookies. Diese ermöglichen bspw. die Nutzung der Plattform mit nur einmaliger Anmeldung bis sie sich wieder abmelden.
(2) Bei der Nutzung der Lernplattform werden weiterhin technische Daten erhoben. Beispiele hierfür sind Daten im Zusammenhang mit der Datenübertragung zwischen Endgerät und Server. Diese Daten werden ausschließlich zu technischen Zwecken erfasst und verarbeitet. Ein Abgleich mit anderen Datensätzen oder eine Datenübertragung an Dritte findet nicht statt.
(3) Auf der Lernplattform findet kein gezieltes Tracking statt. Das heißt, ihr Nutzerverhalten wird nicht individuell verfolgt oder ausgewertet. Es werden keine Analyse-Applikationen eingesetzt.

4. Aufbewahrung und Aufbewahrungsfristen

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten aufbewahrt. Dies betrifft bspw. Schulungsnachweise. Auf entsprechende Daten haben ausschließlich Personen Zugriff, die im Rahmen der vertraglichen Auftragserfüllung bzw. der gesetzlichen Dokumentationspflichten darauf zugreifen müssen. In besonderem Maße relevant sind die folgenden Aufbewahrungsfristen, jeweils mit Datenkategorie und Rechtsgrundlage:
(1) Schulungszertifikate werden gemäß Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte Art. 10 Abs. 8 (siehe auch Artikel 10 Absatz 4 und Anhang II) über eine Frist von 10 Jahren aufbewahrt.
(2) Accountdaten (Stammdaten und Schulungsverlauf) werden gemäß Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte Art. 10 Abs. 8 (siehe auch Artikel 10 Absatz 4 und Anhang II) über eine Frist von 10 Jahren aufbewahrt.

5. Löschung von Daten

(1) Löschfristen vorhandener personenbezogener Daten werden regelmäßig, jedoch mindestens einmal jährlich, geprüft.
(2) Daten deren Aufbewahrungsfristen verjährt sind, werden dokumentiert und revisionssicher gelöscht.
(3) Nutzergenerierte Nutzungsdaten wie bspw. Forenbeiträge können durch Nutzer selbstständig gelöscht werden.

6. Betroffenenrechte

(1) Teilnehmer können jederzeit Auskunft über ihre gespeicherten Daten verlangen und - sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht - deren Löschung beantragen (Art. 17 DSGVO).

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

(1) Die Datenverarbeitung, der Datenschutz und die Löschung von Daten sind Teil des QMS-Prozesses und entsprechend geregelt.
(2) Die Zugriffbeschränkung auf Schulungsdaten ist Teil des QMS-Prozesses und entsprechend geregelt.
(3) Im Rahmen des QMS-Prozesses werden die relevanten Löschfristen regelmäßig geprüft.

Stand: 01.12.2025

1. Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen

(1) Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der webbasierten Lernplattform www.copra-system-schulung.de; nachfolgend als "Lernplattform" abgekürzt. Sie gelten für alle registrierten Nutzer, (einschließlich Teilnehmende, Lehrende und Administratoren) sowie für sämtliche Inhalte, Funktionen und Dienste, die über die Plattform bereitgestellt werden.

2. Nutzungsbestimmungen

(1) Die Lernplattform richtet sich ausschließlich an berechtigte Nutzergruppen, insbesondere an Kunden der Copra System GmbH sowie an Mitarbeitende der Copra System GmbH und der soft4medi GmbH & Co. KG. Eine öffentliche Registrierung oder Nutzung durch Dritte ist ausgeschlossen.
(2) Im Rahmen der Kundenbeziehung dient die Lernplattform der Durchführung, Dokumentation und Nachweisführung gesetzlich vorgeschriebener Herstellereinweisungen gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der Medizinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetreibV). Die Durchführung erfolgt im Rahmen eines Blended-Learning-Konzepts.
(3) Die Herstellereinweisung erfolgt gemäß dem Schulungskonzept der Copra System GmbH, das ein Multiplikatorenmodell vorsieht. Hierbei werden Mitarbeiter der Kunden durch Mitarbeiter der Copra System GmbH zu sogenannten "Key Usern" geschult. Diese sind anschließend befugt, Endanwender gemäß § 10 MPBetreibV in die sichere Nutzung des Medizinprodukts einzuweisen.
(4) Gegenstand der Schulung der Key User sind ausschließlich die technischen Funktionalitäten der Softwarelösung Copra6 sowie deren sachgerechte und sichere Anwendung. Die Schulung umfasst ausdrücklich keine kundenspezifischen, hausinternen Prozesse, auch wenn diese über Copra6 abgebildet werden. Die Verantwortung für die Schulung solcher internen Abläufe liegt ausschließlich beim jeweiligen Kunden. Eine Haftung oder Gewährleistung der Copra System GmbH für die Schulung hausinterner Prozesse wird ausdrücklich ausgeschlossen.
(5) Die Nutzung der Lernplattform zu internen Schulungszwecken durch Mitarbeitende der Copra System GmbH und der soft4medi GmbH & Co. KG erfolgt ebenfalls ausschließlich im Rahmen der jeweils vorgesehenen Weiterbildungsmaßnahmen. Die Nutzung ist auf die jeweils autorisierten Personen beschränkt.
(6) Das Akzeptieren der Nutzungsvereinbarung ist Voraussetzung für die Nutzung der Lernplattform.

3. Registrierung und Nutzungskonto

(1) Die Nutzung der Plattform setzt eine Registrierung voraus, die ausschließlich mit einem gültigen Registrierungscode möglich ist. Zur Erstellung eines individuellen Nutzer-Accounts müssen Sie einen Anmeldenamen, Ihren Vor- und Nachnamen sowie ihre berufliche Emailadresse hinterlegen und ein persönliches Kennwort festlegen. Hierbei handelt es sich um sogenannte Stammdaten.
(2) Neben diesen Stammdaten werden auch Nutzungsdaten erhoben und verarbeitet. Diese Nutzungsdaten umfassen Daten aus Ihren Kursteilnahmen, bspw. Seitenaufrufe, Leistungsergebnisse oder Forenbeiträge, die Sie im Rahmen der Nutzung verfassen. Sofern notwendig, können Ihre Nutzungsdaten zum Zweck der Fehlerbehebung verarbeitet werden sowie zu Zwecken der Stabilitäts-, Performance- oder Sicherheitsverbesserung der Lernplattform.

4. Zugriffregelungen

(1) Schulungen werden auf der Lernplattform in sogenannten Kursen durchgeführt, die in Kundenbereichen organisiert sind. Sowohl Kundenbereiche als auch Kurse sind geschlossene Bereiche. Durch diese Aufteilung der verschiedenen Funktionsbereiche ist sichergestellt, dass Nutzer nur auf die für Sie relevanten Bereiche Zugriff haben.
(2) Kurse und Kundenbereiche werden durch die Administration, welche durch die COPRA System GmbH erfolgt, gesteuert.
(3) Unser Service Provider DM-Solutions GmbH hat technisch bedingt uneingeschränkten Zugriff auf die Lernplattform. Dieser Zugriff dient ausschließlich dem technischen Betrieb.

5. Datenschutz, Datenverarbeitung und Löschung von Daten

(1) Angaben zu Datenschutz, Datenverarbeitung und der Löschung von Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Das Akzeptieren der Datenschutzerklärung ist Voraussetzung für die Nutzung der Lernplattform. Die Datenschutzerklärung kann, genau wie die Nutzungsvereinbarung, jederzeit in der aktuellen Fassung über die Lernplattform eingesehen werden.

6. Nutzungsbedingungen

(1)Die Nutzung der Lernplattform ist ausschließlich der in §1 definierten Nutzungsbestimmung möglich.
(2) Sollten Nutzer Zugang zu personenbezogenen Daten jeder Art haben, verpflichten Sie sich, diese vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben oder Daten auf eine Weise zu verarbeiten, die nicht ausschließlich dem Nutzungszweck gemäß §1 dient.
(3) Durch die Registrierung eines Accounts wird Nutzern ein einfaches und nicht übertragbares Nutzungsrecht der Lernplattform übertragen. Eine Weitergabe von Accountdaten an Dritte ist ausdrücklich untersagt.

6.1 Pflichten der Nutzer

(1) Nutzer verpflichten sich, die Lernplattform und ihre Funktionen ausschließlich im Rahmen des intendierten Nutzungszweckes zu nutzen. Ein von diesen Zwecken abweichender Gebrauch ist untersagt. Ebenso untersagt ist die unbefugte Speicherung, Weiterverarbeitung, Veränderung oder Löschung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Plattformnutzung.
(2) Nutzer verpflichten sich im Falle der Verlinkung externer Inhalte zu prüfen, dass diese keine rechtswidrigen Inhalte umfassen. Weiterhin ist sicherzustellen, dass die Verlinkung selbst nicht gegen geltendes Recht verstößt.
(3) Nutzer verpflichten sich keine pornographischen, anstößigen, diskriminierenden, diffamierenden, beleidigenden, verleumderischen, bedrohenden, rassistischen, oder volksverhetzenden Inhalte auf der Lernplattform zu erstellen, zu verlinken oder anderweitig bereitzustellen oder zu verbreiten.
(4) Nutzer verpflichten sich keine schädigenden Elemente wie Viren, schädliche Skripte oder ähnliche Elemente über die Lernplattform zu zirkulieren und geteilte Inhalte dahingehend zu prüfen, dass diese keine schädlichen Elemente enthalten.
(5) Nutzer verpflichten sich keine Inhalte über die Lernplattform zu zirkulieren, die geeignet sind dem Ansehen der COPRA System GmbH oder ihren Kunden Schaden zuzufügen.

7. Erweiterte Nutzungsvereinbarung

(1) Für Nutzer mit erweiterten Befugnisse, wie bspw. Kursadministratoren oder Moderatoren, gelten neben den in Punkt 6. und 6.1 beschriebenen Nutzungsverpflichtungen weitere Pflichten.
(2) Bereichsadministratoren verpflichten sich ihre Bereiche gesetzeskonform zu gestalten.
(3) Bereichsadministratoren verpflichten sich die von ihnen verwalteten Bereiche gemäß der Nutzungsbestimmungen zu gestalten. Dabei ist insbesondere eine gepflegte und aktuell gehaltene Rechte- und Rollensteuerung zu gewährleisten, um sicherzustellen, dass ausschließlich genehmigte Nutzer Zugriff auf diese Bereiche erhalten.
(4) Bereichsadministratoren verpflichten sich Verstöße gegen die Nutzungsbestimmungen oder gesetzliche Vorschriften die ihnen bekannt werden umgehend der Plattformadministration zur Kenntnis zu bringen.
(5) Bereichsadministratoren verpflichten sich Schulungsnachweise oder wesensähnliche Nachweise gemäß gesetzlicher Rahmenbedingungen zu archivieren. Eine Speicherung ausschließlich auf der Plattform, und somit die Nutzung der Plattform als Archiv, ist nicht zulässig. Die Nachweise sind Datenschutzkonform und entsprechend Copra-interner Prozesse zu archivieren.

8. Folgen bei Verstößen

(1) Im Falle von Verstößen gegen die Nutzungsvereinbarungen werden Nutzer aufgefordert ihr entsprechendes Verhalten sofort einzustellen. Eine Nichtbefolgung hat einen zeitlich begrenzten oder dauerhaften Nutzungsausschluss zur Folge.
(2) In besonders schweren Fällen des Verstoßes behält sich die COPRA System GmbH das Recht vor, Nutzer unverzüglich zeitlich begrenzt oder dauerhaft von der Nutzung der Lernplattform auszuschließen.
(3) Die COPRA System GmbH behält sich weiterhin das Recht vor, Inhalte die gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen unverzüglich und ohne Angabe von Gründen zu löschen.
(4) Strafbare Handlungen werden zur Anzeige gebracht.

9. Urheberrecht

(1) Alle über die Lernplattform zur Nutzung zur Verfügung gestellten Inhalte sind urheberrechtlich geschützt.
(2) Nutzer verpflichten sich zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechts und des Datenschutzes. Im Rahmen dieser Verpflichtung wird insbesondere auf das Verbot bereitgestelltes Lernmaterial aufzunehmen oder auf andere Weise zu speichern und/ oder weiterzugeben hingewiesen. Die Inhalte der Schulungen sind ausschließlich für den persönlichen Gebrauch im Rahmen der jeweiligen Kurse intendiert. Inhalte dürfen nicht ohne schriftliche Zustimmung des Urhebers gespeichert, vervielfältigt oder verändert werden.

10. Infrastruktur

(1) Die Lernplattform wird über den Dienstleister DM-Solutions GmbH auf Servern des Anbieters Hetzner Online GmbH in gesicherten, zugangskontrollierten und überwachten Rechenzentren gehostet. Die Rechenzentren sind DIN ISO 27001 zertifiziert.

11. Haftungsausschluss

(1) Die COPRA System GmbH distanziert sich explizit von allen Inhalten aller auf der Lernplattform verlinkten Seiten und macht sich deren Inhalte nicht zu Eigen.
(2) Die COPRA System GmbH gibt keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und/ oder Rechtskonformität verlinkter Inhalte.
(3) Jegliche Haftung für eventuelle Schäden oder anderweitige Konsequenzen die aus der Nutzung von Inhalten entstehen, die nicht explizit von der COPRA System GmbH inhaltlich verwaltet und verantwortet werden, ist ausgeschlossen.

12. Änderungen der Nutzungsbedingungen

(1) Die COPRA System GmbH behält sich das Recht vor, diese Nutzungsbedingungen zu modifizieren. Über Änderungen werden Nutzer informiert. Die gültigen Nutzungsbedingungen sind auf der Lernplattform veröffentlicht.

13. Erklärung zu den Nutzungsbedingungen

(1) Durch die Nutzung der Lernplattform erklären Nutzer von diesen Nutzungsbedingungen Kenntnis genommen zu haben und ihnen zuzustimmen.
(2) Der Datenverarbeitung im dargelegten Rahmen wird zugestimmt.
(3) Eine Ablehnung der Nutzungsbedingungen hat zur Folge, dass kein Zugang zur Lernplattform möglich ist.